در این مطلب به موضوعات در مورد دفتر ثبت وقایع نگهبانی ، ویژگی دفتر ثبت وقایع ، تعریف صورتجلسه و اجزاء صورتجلسه پرداخته شده است.
دفتر ثبت وقایع نگهبانی
دفتری است با فرمت مخصوص که مطابق اصول، ضروری است توسط نگهبان کلیه اتفاقات و وقایع به ترتیب ساعت در آن درج شود.
ویژگی دفتر ثبت وقایع
-
1) صفحات آن باید شماره ترتیب داشته باشد.
-
2) حداقل صفحات آن برای یکسال کافی باشد.
-
3) 4 ستون اصلی ردیف، عنوان واقعه، شرح واقعه و ملاحظات داشته باشد.
تعریف صورتجلسه
نوشته ای با عنوان خاص که بمنظور بیان یک موضوع و یا تشریح وضعیت ظاهر یک محل یا اوضاع ظاهری یک فرد یا شئی مشکوک و نیز توافق بین چند نفر در یک موضوع خاص انجام می شود.
صورتجلسه برای ثبت مواردی است که احتمال تغییرات در آن با گذشت زمان وجود دارد.
اجزاء صورتجلسه
-
1) ساعت و تاریخ و محل وقوع قید شود.
-
2) علت تنظیم قید شود.
-
3) مشخصات کامل حاضرین و امضاکنندگان
-
4) موضوع واضح و صریح باشد.
-
5) خط خوردگی نداشته باشد و در صورت نیاز به توضیح در پرانتز یا در انتها قید شود.
-
6) دو یا بیشتر از دو نسخه تنظیم و یکسان باشد.